Introdução

Este plano busca melhorar a comunicação interna da clínica em 30 dias, reduzindo ruídos, padronizando processos e promovendo engajamento da equipe. Com ações práticas, metas semanais e checklists, o objetivo é estabelecer um fluxo claro de informações e fortalecer a colaboração.

Semana 1 – Diagnóstico e Escolha de Canal Oficial

Meta: Identificar ruídos de comunicação e definir canal único.

Ações:

• Enviar pesquisa com 2 perguntas à equipe (via formulário online):

  • Em que momento do dia você se sente mais perdida(o) ou sobrecarregada(o)?

  • Se pudesse mudar uma coisa na comunicação da clínica, o que seria?

• Consolidar respostas em até 48h, priorizando os 3 principais problemas citados.

• Escolher canal oficial (WhatsApp Business, Slack) com base em: facilidade de uso, acesso universal, integração com ferramentas existentes e segurança de dados.

• Criar grupo/canal com nome claro (ex: “Clínica - Comunicação Oficial”) e descrição com regras de uso.

• Treinamento básico: 15 minutos com a equipe sobre o uso do canal escolhido.

Resultado esperado: Ruídos mapeados, canal definido e configurado.

Validação: Check rápido no 3º dia - todos conseguem acessar o canal?

Checklist:
[ ] Enviar pesquisa à equipe
[ ] Consolidar respostas em 48h
[ ] Escolher canal oficial
[ ] Criar grupo/canal com regras
[ ] Realizar treinamento de 15 min
[ ] Validar acesso de todos no 3º dia

Semana 2 – Organização de Processos-Chave e Mini POP

Meta: Padronizar 1–2 processos rotineiros.

Ações:

• Identificar os 2 processos com maior retrabalho (ex: agendamento, entrega de orientações) com base na pesquisa da Semana 1.

• Criar um mini POP (máximo 1 página, com fluxograma simples ou lista numerada).

• Compartilhar no canal oficial e pedir feedback rápido (24h).

Resultado esperado: Processos documentados e compartilhados.

Validação: No 5º dia, verificar se o POP está sendo seguido na prática.

Checklist:
[ ] Identificar 2 processos com maior retrabalho
[ ] Criar mini POP (1 página)
[ ] Compartilhar no canal oficial
[ ] Coletar feedback em 24h
[ ] Validar uso prático no 5º dia

Semana 3 – Reunião Curta + Reconhecimento

Meta: Criar ritual de conexão e valorização.

Ações:

• Realizar reunião de 15–20 minutos (presencial ou virtual), ajustada ao tamanho da equipe (15 min para até 10 pessoas, 20 min para mais).

• Apresentar canal oficial e processos organizados, coletando sugestões.

• Criar quadro de destaque da semana (físico ou digital, ex: "Colaborador Destaque").

• Reconhecer 1–2 membros com base em contribuições específicas.

Resultado esperado: Cultura de escuta e valorização iniciada.

Validação: Pesquisa rápida pós-reunião - a equipe se sentiu ouvida?

Checklist:
[ ] Realizar reunião de 15–20 minutos
[ ] Apresentar canal e processos, coletar sugestões
[ ] Criar quadro de destaque
[ ] Reconhecer 1–2 membros
[ ] Realizar treinamento de 15 min
[ ] Aplicar pesquisa pós-reunião

Semana 4 – Plano de Continuidade + 1 Indicador

Meta: Medir progresso e planejar continuidade.

Ações:

• Escolher 1 indicador simples (ex: % de mensagens respondidas em até 2h no canal oficial ou nº de retrabalhos em agendamentos).

• Nomear responsável informal para coletar dados semanalmente.

• Definir 3 próximas ações (ex: novo POP, treinamento, mais um indicador).

Resultado esperado: Indicador ativo e plano para o próximo mês.

Validação: Revisar com a equipe se as mudanças foram percebidas.

Checklist:
[ ] Escolher 1 indicador simples
[ ] Nomear responsável para coleta de dados
[ ] Definir 3 próximas ações
[ ] Revisar percepções da equipe

Considerações Importantes

Cronograma: Os 30 dias são um ponto de partida para resultados iniciais. Mudanças culturais reais levam de 3 a 6 meses para se consolidar, portanto a continuidade é fundamental.

Sustentabilidade após 30 dias:

• Manter reuniões mensais de 15 minutos

• Atualizar o quadro de reconhecimento semanalmente

• Revisar e criar novos POPs conforme necessário

• Acompanhar o indicador mensalmente e celebrar melhorias

Engajamento contínuo:

• Rodar pequenas pesquisas trimestrais (2 perguntas)

• Criar um “dia da sugestão” mensal

• Estabelecer um canal de comunicação direta com a liderança

Retornos Esperados:

A execução deste plano deve resultar em maior clareza na comunicação interna, redução de retrabalho e aumento do engajamento da equipe. Espera-se uma diminuição de pelo menos 30% nos ruídos de comunicação identificados, processos mais eficientes e o início de uma cultura de colaboração e reconhecimento contínuo.

Um mini POP (Procedimento Operacional Padrão) é uma versão simplificada de um documento que descreve, de forma clara e concisa, os passos para executar um processo específico. No contexto do plano, é um guia curto (máximo 1 página, com fluxograma ou lista numerada) que padroniza tarefas rotineiras, como agendamento ou entrega de orientações, para reduzir erros e retrabalho.